- Về nội dung:
+ Mục số lượng, trọng lượng, bao bì, ký mã hiệu mô tả hàng hoá phải ghi phù hợp với số lượng hàng thực tế xếp lên tàu và phải ghi thật chính xác.
Khi nhận hàng theo vận đơn, phải lưu ý số hàng thực nhận so với số hàng ghi trong vận đơn, nếu thấy thiếu, sai hoặc tổn thất thì phải yêu cầu giám định để khiếu nại ngay. Nếu tổn thất không rõ rệt thì phải yêu cầu giám định trong 3 ngày kể từ ngày dỡ hàng.
+ Mục người nhận hàng: Nếu là vận đơn đích danh thì phải ghi rõ họ tên và địa chỉ người nhận hàng, nếu là vận đơn theo lệnh thì phải ghi rõ theo lệnh của ai (ngân hàng, người xếp hàng hau người nhận hàng). Nói chung, mục này ta nên ghi theo yêu cầu của thư tín dụng (L/C) nếu áp dụng thanh toán bằng tín dụng chứng từ.
+ Mục địa chỉ người thông báo: Nếu L/C yêu cầu thì ghi theo yêu cầu của L/C, nếu không thì để trống hay ghi địa chỉ của người nhận hàng.
+ Mục cước phí và phụ phí: phải lưu ý đến đơn vị tính cước và tổng số tiền cước.
Nếu cước trả trước ghi: "Freight prepaid"
Nếu cước trả sau ghi: "Freight to collect hay Freight payable at destination". Có khi trên vận đơn ghi : "Freight prepaid as arranged" vì người chuyên chở không muốn tiết lộ mức cước của mình.
+ Mục ngày ký vận đơn: Ngày ký vận đơn thường là ngày hoàn thành việc bốc hàng hoá lên tàu và phải trong thời hạn hiệu lực của L/C.
+ Mục chữ ký vận đơn: Chữ ký trên vận đơn có thể là trưởng hãng tàu, đại lý của hãng tàu.
Khi đại lý ký thì phải ghi rõ hay đóng dấu trên vận đơn "chỉ là đại lý (as agent only)".
- Về hình thức
Hình thức của vận đơn do các hãng tự lựa chọn và phát hành để sử dụng trong kinh doanh. Vì vậy, mỗi hãng khác nhau phát hành vận đơn có hình thức khác nhau. Tuy nhiên hình thức phát hành không quyết định giá trị pháp lý của vận đơn.Những hình thức thể hiện của vận đơn:
Hình thức phổ biến nhất là loại vận đơn đường biển thông thường, chỉ sử dụng trong chuyên chở hàng hoá bằng đường biển (trên vận đơn chỉ ghi "Bill of lading". Loại vận đơn này là loại vận đơn truyền thống đang dần được thay thế bởi loại vận đơn phát hành dùng cho nhiều mục đích, nhiều phương thức chuyên chở. Đó là:
- Loại vận đơn dùng cho cả vận tải đơn phương thức và đa phương thức: trên vận đơn ghi: "bill of lading for combined transport shipment or port shipment". Loại chứng từ này được hiểu là vận đơn đường biển và có thể chuyển nhượng được trừ phi người phát hành đánh dấu vào ô "Seaway bill, non negotiable".
- Vận đơn dùng cho cả lưu thông và không lưu thông: "bill of lading not negotiable unless consigned to order" (vận đơn này không chuyển nhượng được trừ phi phát hành theo lệnh)....
Như vậy nhìn vào hình thức vận đơn chúng ta không biết đươc nó là loại nào, giá trị pháp lý như thế nào. Muốn xác định cụ thể ta lại phải xem xét đến các nội dung thể hiện trên vận đơn.
